Sposób podejścia do informacji zwrotnej w firmach zmienia się w czasie i jest dość mocno podatny na HRowe trendy. Dodatkowo różne osoby z działów personalnych zwracają uwagę na inne aspekty i mają swoje preferencje dotyczące kształtu informacji zwrotnej. Raz nacisk kładziony jest na ocenę roczną, innym razem na bieżącą informację zwrotną. Niektórzy głównie chcą zwracać uwagę na kompetencje, inni na cele. Różnice pojawiają się w podejściu do zakresu oceny, przekazywania informacji oraz do sposobu wykorzystania wyników. Jedna rzecz jest na pewno wspólna – ocena powinna być dopasowana do specyfiki danej firmy oraz do jej możliwości i potrzeb. Ważne jest odpowiednie przygotowanie organizacji na wdrożenie narzędzia do udzielania informacji zwrotnej oraz wypracowanie odpowiedniej kultury feedbacku.

Jak do tego podejść?

Potrzebne są 2 aspekty – przygotowanie pracowników na przekazywanie i przyjmowanie informacji zwrotnej oraz odpowiednie narzędzie, które pozwoli na przeprowadzenie tego procesu.

Obydwa obszary, jeśli są odpowiednio zorganizowane, mogą być dużą wartością naszej firmy, tak samo jak niewłaściwe ich przygotowanie potrafi przynieść wiele problemów. Początek naszej drogi z wdrażaniem informacji zwrotnej w firmie powinien mieć miejsce w punkcie wyznaczenia sobie celu.

Warto zadać sobie pytania:

• Dlaczego chcemy usystematyzować proces przekazywania informacji zwrotnej?
• Czy chcemy połączyć go z oceną pracowników?
• Czy mieliśmy już wcześniej w firmie jakieś doświadczenia z feedbackiem lub oceną?
• Jeśli tak, to jak było to odbierane przez pracowników?
• Czy koncentrujemy się na kompetencjach, a jeśli tak, to w jaki sposób?

Następnie:

• Do czego potrzebujemy wyników?
• Jak chcemy wykorzystać efekty?
• Czy informacja zwrotna ma być częścią programów rozwojowych dla pracowników?
• Czy pracownicy są gotowi na informację zwrotną?
• Czy menedżerowie są przygotowani do udzielania informacji zwrotnej?

Bez odpowiedzi na te podstawowe pytania, nie warto ruszać dalej. Powinniśmy być pewni, że wiemy co chcemy osiągnąć, jesteśmy świadomi trudności, które mogą się pojawić oraz wiemy, że dobrze przygotowaliśmy zespół. Przejście przez te punkty pozwoli na zaplanowanie całego procesu oraz dobór odpowiednich metod.

Kiedy to mamy za sobą, czas dobrać odpowiednie narzędzie. Dlaczego jest to istotne?

Szukając adekwatnego rozwiązania przeanalizowałam niejeden system. Każdy ma swoje mocne strony i wyróżniki, część ma też niestety niedociągnięcia. Warto być świadomym tego na co zwrócić uwagę, aby dobrze wybrać. Przygotowując zestaw wskazówek, oparłam się na moich doświadczeniach z Platformą do Feedbacku 360 od Smart Education

Zaczynając od początku – po pierwsze pracownik, który będzie wkraczał w system ocen, czy proces udzielania informacji zwrotnej, zanim te informacje otrzyma, zetknie się z narzędziem, które ten proces obsługuje. Jeszcze dotąd w wielu firmach jest to Excel, Word albo wydrukowane kwestionariusze. Jest to jednak forma, w której ciężko mówić o porównywaniu wyników w czasie, czy o łatwości dokonywania oceny przez różne osoby. Wygląd i łatwość obsługi narzędzia jest istotnym pierwszym wrażeniem i w dużej mierze wpływa na to na ile chętnie pracownik wejdzie w dalsze etapy korzystania z tego rozwiązania.

Jeśli stoimy dopiero przed wdrożeniem takiego systemu w naszej firmie, warto dobrać narzędzie, które da nam możliwość zrealizowania całego procesu w sposób, który będzie dla nas optymalny. Jeśli chcemy dokonać zmiany z dokumentów online czy drukowanych arkuszy, istotne, aby wybrane narzędzie było przystępne dla osób, które wcześniej nie miały dużego doświadczenia w obsłudze programów online. Tutaj narzędzie od Smart Education jest jednym z bardziej przyjaznych użytkownikom. Interfejs jest czytelny, przejrzysty i zrozumiały dla pracowników w każdym wieku.

Digitalizacja procesu oceny czy feedbacku jest ważnym aspektem. Arkusze papierowe, które trafiają do segregatorów i zwykle nikt do nich nie wraca powinny być już przeszłością. Ocena roczna, jako jedyny element informacji zwrotnej, też nie spełnia swojej roli. Nie ma nic gorszego niż wymaganie od pracowników, że zaangażują się w wypełnienie kwestionariuszy, a następnie schowanie wyników bez wyciągania wniosków i bez wdrożenia zmian w życie. Przy takim podejściu nie mamy szans na to, aby pracownicy angażowali się w proces oceny/informacji zwrotnej i czerpali korzyści z kultury feedbacku w naszej firmie.

Warto pamiętać też o tym, że jeśli mamy w firmie pracowników z różnych pokoleń, ich otwartość na informację zwrotną oraz ich oczekiwania w tym zakresie będą się różnić.

Osoby z młodszych pokoleń czekają na bieżącą informację zwrotną i oczekują narzędzia, które umożliwi im jej dokonywanie w każdym miejscu. Osoby starsze w większości mniej chętnie przyjmują feedback, wystarczy im on z mniejszą częstotliwością, a narzędzia powinny być dla nich zrozumiałe. Jeśli mamy w firmie duży przekrój przez pokolenia, proces wdrożenia oceny czy informacji zwrotnej wymaga jeszcze większej uwagi.

Kolejnym ważnym elementem jest elastyczność narzędzia i możliwość dopasowania go do naszej firmy. Warto postawić na rozwiązanie, które dostarczy nam platformę, na której będziemy mogli umieścić nasze własne kompetencje, zachowania, czy obszary oceny. Do tego ważna jest możliwość doboru skali oceny lub formy przekazywania informacji. Narzędzia, które narzucają swoje rozwiązania, nie dadzą nam potrzebnej personalizacji.

Wisienką na torcie jest użyteczność narzędzia – jego responsywność (możliwość użytkowania na różnych urządzeniach, także na telefonach). Nie wszystkie narzędzia mają taką opcję, także warto zwrócić na to uwagę. Jest to dużą wartością dla pracowników, którzy nie maja dostępu do komputerów i chcieliby dokonać oceny chociażby na swoich telefonach. Bardzo ułatwia to także udzielanie bieżącej informacji zwrotnej, jeśli zdecydujemy się na taką właśnie formę feedbacku. W używanym przeze mnie narzędziu była to jedna z rzeczy, która od razu zwróciła moją uwagę. Spełnia oczekiwania zarówno HRu, jak i osób biorących udział w feedbacku.

Co dalej? Bardzo często problematyczny jest wybór osób, które będą udzielały informacji zwrotnej. Ważne, aby były one w stanie realnie ocenić danego pracownika na podstawie wybranych kryteriów. Dlatego też narzędzie powinno dawać możliwość wyboru osób dla każdego z ocenianych oraz powinna pojawić się możliwość pominięcia odpowiedzi na niektóre pytania, jeśli dana osoba nie ma wiedzy na temat konkretnego zachowania innego pracownika.

Ważne jest także zadbanie o to, aby narzędzie, które wybierzemy było użyteczne nie tylko w trakcie udzielania informacji zwrotnej, ale także służyło do planowania działań rozwojowych, wyciągania wniosków oraz dawało możliwość porównywania wyników w czasie. Łatwość generowania raportów oraz udostępnianie ich przełożonym w sposób, który jest zgodny z firmową kulturą udzielania feedbacku, jest dużą wartością. W platformie od Smart Education dużym atutem jest to, że możemy dopasować poziom dostępu do raportów, który będzie przystawał do naszej firmowej kultury udzielania informacji zwrotnej.

Niezależnie od tego czy patrzymy na feedback jako na możliwość udzielania bieżącej informacji zwrotnej, czy wykorzystujemy go jako część sformalizowanego procesu oceny okresowej pracowników, konieczne jest systematyczne podejście do tego tematu i zadbanie o ludzi oraz o rzetelne i zarazem użyteczne narzędzie.

Jeśli szukacie narzędzia, które spełnia powyższe kryteria, zajrzyjcie do Smart Education. Możecie skorzystać z darmowej wersji demo i wypróbować możliwości narzędzia konfigurując je typowo pod potrzeby swojej firmy.