Wdrożenie pracownika to proces, w który zdecydowanie warto zainwestować energię, pomysł i konsekwentnie poświęcać mu czas. Jest on podstawą do tego, aby osoba rozpoczynająca zatrudnienie szybko i efektywnie wdrożyła się w pracę na nowym stanowisku oraz aby została z nami na dłużej. Dlaczego onboarding jest tak ważny oraz o co warto zadbać w trakcie tego procesu?

Jak pokazują badania i analizy, onboarding ma ogromny wpływ na późniejsze funkcjonowanie pracownika w organizacji. Jeśli wdrożenie pracownika jest przeprowadzone właściwie, powoduje to: wzrost poziomu satysfakcji z pracy, większe przywiązanie do firmy, mniejszą rotację, szybsze osiągnie dobrych efektów pracy, większą skuteczność działania pracownika oraz mniejszy poziom stresu (szczegóły i dokładne liczby możecie sprawdzić w artykule: ‘Proactivity During Organizational Entry: The Role of Desire for Control’, Ashford, S. J., & Black, J. S,. Journal of Applied Psychology, 1996, Vol. 81).

Poza twardymi danymi, zdecydowanie przyda się także odwołanie się do posiadanych przez nas doświadczeń z procesów wdrożenia, w których braliśmy udział – zastanowienie się jak się w nich czuliśmy oraz co było dla nas ważne. Pozwoli to lepiej zrozumieć jak istotny jest ten czas dla pracowników i będzie dobrą bazą wyjściową do działań, które będziemy opracowywać.

Zanim jednak nadejdzie ten pierwszy dzień pracy… warto skupić się na preboardingu. Jeśli jeszcze nie czytaliście, zajrzyjcie do artykułu na ten temat, aby odpowiednio przygotować się do działania. Jeśli właściwie przeprowadzicie proces preboardingu, zadania, które zostaną Wam do zrealizowania po zatrudnieniu pracownika będą naturalną konsekwencją działań, które podejmowaliście wcześniej.

Zanim przejdziemy do szczegółów możliwych działań, pamiętajcie o tym, o czym pisałam już także we wcześniejszym tekście – pracownik w tym początkowym okresie nie jest jeszcze związany z firmą, z łatwością może zmienić pracę. Naszym zadaniem jest więc takie przeprowadzenie go przez pierwsze dni, tygodnie i miesiące, aby chciał zostać i aby w krótkim okresie czasu zaczął realizować zadania biznesowe. Odpowiednio przeprowadzony onboarding daje możliwość pogodzenia tych dwóch perspektyw: pozytywnej oceny miejsca pracy przez nowego pracownika oraz szybkiego włączenia się w realizację biznesowych celów, co jest istotne dla menedżerów.

Proces wdrożenia pracownika potrafi ‘wysypać się’ na wielu płaszczyznach, o wielu obszarach zdarza się zapomnieć, części nie dopilnować. Aby usystematyzować onboarding warto skorzystać np. z podejścia 4C, które porządkuje zadania wdrożeniowe w 4 obszarach:
– Compliance – tu znajdują się głównie procedury, czyli cały kadrowy obszar związany z potrzebną do wypełnienia dokumentacją oraz zapoznaniem się z regulaminami oraz dokumentami.

– Clarification – przedstawienie i wyjaśnienie zasad oraz sposobu funkcjonowania firmy, tak, aby nowa osoba zrozumiała swoje miejsce pracy. W tym obszarze powinniśmy wyjaśnić zadania, cele, oczekiwania.

– Culture – całość zasad i sposobu działania naszej firmy w ramach kultury organizacyjnej – zarówno tej formalnej, jak i nieformalnej. To obszar, który zbudowany na fundamentach dwóch poprzednich, zaczyna wzbudzać u pracownika poczucie przynależności do zespołu i firmy. To działania, które powodują, że staje się częścią kultury, do której dołącza.

– Connection – czyli wszystko co odnosi się do obszaru relacji i zespołu. Tu mieści się poznanie powiązań i zrozumienie kto jest kim w danej firmie oraz z kim należy się kontaktować w zakresie poszczególnych zadań czy obszarów. Pracownik powinien na podstawie działań z tego punktu wiedzieć jakie połączenia dotyczą jego stanowiska oraz na czym polegają główne zależności między innymi działami, czy innymi osobami.

Te 4 obszary są niezbędne, powinny przebiegać od wdrożenia dotyczącego procedur do relacji i powiązań. Część z zagadnień, głównie tych z pierwszych etapów, jest do wdrożenia w pierwszych dniach pracy, inne jak Culture i Connection będą budowały się dłużej. Im bardziej złożona jest struktura działania firmy, tym zrozumienie tych obszarów będzie bardziej wymagające.

Dla każdej firmy zakres działań, które zawrzemy w każdym z etapów 4C może się różnić pod kątem narzędzi, podejścia, języka. Nie ma rozwiązań uniwersalnych, ale są jednak uniwersalne wskazówki i pewniki, których warto się trzymać. Bardzo polecam Wam lekturę na temat tego jak działa onboarding z uwzględnieniem 4C oraz czym charakteryzuje się aktywne podejście do jego przeprowadzenia. Szczegóły w linku.

Co powinno wydarzyć się w trakcie procesu wdrażania pracownika?

Zanim zaczniemy budować procesy wdrożenia, które będą charakterystyczne dla naszej firmy i zanim dodamy swoje własne wyróżniki, warto mieć pewność, że nie przeoczymy niczego z podstaw dobrego onboardingu.

Po pierwsze – przygotuj plan –  opracuj co kiedy powinno się wydarzyć oraz kto jest za to odpowiedzialny. Nie tylko uporządkuje to zadania, ale także dopasuje osoby do obszarów oraz stworzy check listę do sprawdzenia czy o wszystkim pamiętaliśmy. Świetnie jeśli mamy narzędzie, w którym możemy podglądać postęp działań przypisanych do poszczególnych osób wdrażających. Możemy skorzystać z narzędzi do zarządzania projektami, np. Trello. Ale jeśli nie mamy do tego osobnej platfomy, wystarczy chociażby udostępniony wspólny arkusz, który będzie na bieżąco uzupełniany.

Pamiętaj o podstawach – przygotowanie biurka, sprzętu, potrzebnych dostępów, czy ubrań roboczych dla pracowników fizycznych. Tak, aby w ferworze myślenia o rzeczach bardziej WOW, nie okazało się, że nowy pracownik nie ma gdzie usiąść lub nie ma na czym pracować.

Welcome pack? Super pomysł do wykorzystania zarówno przy przywitaniu nowego pracownika, jak i do przekazania wcześniej, jeszcze w czasie preboardingu. Sprawdzi się zarówno wręczony osobiście, jak i przesłany do osoby, która pracę z nami rozpoczyna zdalnie. Pomysłów na powitalny prezent dla pracownika jest mnóstwo, kiedy wpiszecie chociażby na linkedinie ‘#welcomepack’, inspiracji nie zabraknie. Ważne jest to, aby rzeczy, które znajdą się w welcome packu były powiązane z Waszą marką i dopasowane do Waszej grupy docelowej. Mogą być to typowe gadżety – kubek, notes, bluza, mogą być książki związane z Waszym podejściem biznesowym czy branżą. Kolejną opcją będą Wasze firmowe produkty – jeśli nadają się do tego, aby obdarować nim pracownika ;) Mogą być to także technologiczne gadżety, słodkości… pomysłów jest mnóstwo, ważne, aby znaleźć pomysł, powiązanie z Waszą marka oraz ciekawie to zaprezentować – zapakować albo ustawić na biurku. I pamiętajcie – niezależnie od budżetu można powitać pracownika ciekawie i w sposób, który zapamięta.

Zadbaj o opiekuna wdrożenia pracownika, wtórne jest to czy rola ta będzie się nazywała buddy czy jakkolwiek inaczej, nie ma to znaczenia. Sednem jest to, aby taka osoba była i aby wspierała nowego pracownika w różnych obszarach jego potrzeb. Czasami spotykam się z pytaniem o to, po co jest potrzebny buddy, skoro każdy pracownik ma przełożonego. Zwróćmy jednak uwagę, że łatwiej będzie nowej osobie zwrócić się z pytaniami do kolegi niż do przełożonego. Dobierz osobę otwartą, sympatyczną i podobną temperamentem do nowego pracownika – łatwiej będzie im się wtedy porozumieć. Rolą takiej osoby powinno być także zadbanie o to, aby nowy członek zespołu miał z kim wybrać się na kawę do kuchni, czy lunch w trakcie przerwy.

Kolejnym ważnym elementem jest zadbanie o to, aby przekazać wszystkie potrzebne informacje zarówno te twarde, jak i te miękkie i związane z kulturą organizacyjną, czy relacjami. Tutaj doskonale sprawdzi się podręcznik pracownika – w formie offline lub online – w zależności od tego jaką macie specyfikę działania. Jeśli pracownik, którego zatrudniacie ma dostęp do komputera, warto możliwie jak najwięcej działań przenieść online. Pozwala to na uporządkowanie oraz ujednolicenie podejścia niezależnie od tego kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie. W podręczniku warto zawrzeć informacje o firmie, zasady działania, odniesienia do kultury organizacyjnej. Wszystko to, co ważne oraz ciekawe. Tak aby było to połączenie merytoryki z takim przedstawieniem firmy, które pokaże jej EVP i zrobi na nowym pracowniku pozytywne wrażenie. Możemy tu zamieścić informacje o benefitach, rozwoju, szkoleniach, zespole, zasadach, komunikacji, codzienności – wszystkim tym co określa nas jako firmę. Na pewno warto rozważyć to, aby część z tych zagadnień przekazać pracownikowi już w trakcie preboardingu, wtedy już wcześniej zaczniemy budować jego pozytywne doświadczenia. Jednym z ciekawszych przykładów podręczników dla pracownika jest ten przygotowany przez eEngine – Podręcznik Dev Knighta. Także możecie zajrzeć po inspirację :)

Jestem zdecydowanym zwolennikiem łączenia działań offline i online, także jeśli jest to tylko możliwe organizacyjnie, organizuję wdrożenie offline, podczas którego omawiamy najważniejsze, ale też i najciekawsze rzeczy dotyczące obszarów mieszczących się w 4C. Spotkanie w cztery oczy daje możliwość nawiązania relacji, a także interakcji oraz bieżącego odpowiadania na pojawiające się pytania. Do tego doskonałym i niezbędnym uzupełnieniem jest platforma, która zbiera wszystkie zagadnienia w jednym miejscu. Ona także ratuje nas przy pracy zdalnej, czy funkcjonowaniu w rozproszonej strukturze. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik w każdej chwili może wrócić do tego, co chciałby przejrzeć jeszcze raz. Polecam Wam także podzielenie zagadnień i tematów na kilka etapów. Jeśli zarzucimy pracownika wszystkim na raz, ciężko będzie mu odnaleźć się w tym czym powinien zająć się w pierwszej kolejności oraz zidentyfikować co może poczekać. Dlatego też najlepiej jeśli sami zadbamy o to, aby ułożyć potrzebne informacje, zasady i dokumenty w kolejności, która pozwoli na szybkie wdrożenie się w pracownika w to, co najważniejsze i nie przytłoczy go zbyt dużą ilością informacji. Jedną z bardzo skutecznych opcji jest skorzystanie z platformy, która umożliwi nam wgranie dokumentów oraz prezentacji, czy szkoleń online, które możemy podzielić pracownikowi na etapy i które mogą pojawiać się kolejno w określonych odstępach czasu. Dodatkowo przyda się możliwość przeprowadzania w tej samej platformie testów sprawdzających zapoznanie się z tematem – na pewno sprawdzi się to chociażby przy kwestiach RODO, BHP, czy innych ‘twardych’ zagadnień. Jednocześnie testy możemy także wykorzystać do bardziej miękkiej i relacyjnej części wdrożenia – przygotować pytania np. związane z kulturą organizacyjną. Jestem gorącym zwolennikiem przeplatania testów i zadań bardziej formalnych z  ‘luźnymi’ i humorystycznymi. Są miłą odmianą, zaskoczeniem i budują pozytywne wspomnienia, jednocześnie w nieformalny sposób zwracając uwagę na to co jest ważne np., w zakresie firmowych wartości czy zachowań. Miałam okazję sprawdzać różne narzędzia i zdecydowanie mogę polecić Wam pod tym kątem Dolineo. Nie tylko zapewni wszystkie wdrożeniowe materiały w jednym miejscu, ale także z poziomu HR lub menedżera będziecie mogli sprawdzać postępy pracownika w przejściu przez poszczególne moduły. Dodatkowo plusem tego narzędzia jest to, że może ono towarzyszyć pracownikowi w kolejnych etapach rozwoju w firmie, np. przy szkoleniach wewnętrznych. Platforma ta ponadto daje możliwość nie tylko wgrania swoich własnych materiałów i prezentacji, ale także skorzystania z gotowych szkoleń, które można wykorzystać m.in. w procesie onboardingu. To rozwiązanie, które odpowie także na potrzeby firm, które nie mają gotowych materiałów lub chcą uzupełnić swoje o gotowe opracowane przez specjalistów w danej dziedzinie. Kolejnym atutem jest także oszczędność czasu związana z tym, że nie musimy każdorazowo dbać o to, aby przesłać pracownikowi wszystkie potrzebne materiały. Po prostu przekazujemy mu login i hasło oraz udostępniamy materiały wdrożeniowe w określonej przez nas kolejności.

Co jeszcze przyda się w procesie wdrożenia? Zadbaj o to, aby pracownik wiedział jak rozmieszczone są działy i gdzie znajdzie poszczególne osoby. Można wykorzystać do tego interaktywną mapę online, która ułatwia odnalezienie się w nowym miejscu. Można także przygotować zadania do zrealizowania w poszczególnych działach. Takie, których realizacja wymaga kontaktu z innymi pracownikami  – to można przeprowadzić zarówno offline, jak i online oraz dopasować do każdej branży i każdego budżetu. Można też w onboardingu pójść dalej w obszar grywalizacji i przygotować narzędzie, które przeprowadzi nowozatrudnioną osobę przez angażujące zadania, które pozwolą jej w ciekawy i efektywny sposób wdrożyć się w działanie w firmie. To temat rzeka, także nadaje się na osobny wpis.

Pamiętaj także o komunikacji – jeśli to możliwe oprowadź nową osobę po biurze, nie tylko zobaczy miejsce pracy, ale także pozna pierwsze osoby. Zaplanuj także komunikację o przyjściu nowej osoby, która będzie obowiązująca w Twojej firmie. Warto postawić na rozwiązanie, które będzie dopasowane dla Was – u części osób będzie to mail w pierwszym dniu pracy, w innych firmach są to cykliczne newslettery, które zbierają informacje o nowych osobach, zwłaszcza jeśli w danym miesiącu dołącza ich większa ilość.

Coś miłego – zaskocz nową osobę czymś na start lub być może czymś po kilku dniach czy tygodniach pracy. To nie kosztuje dużo, a pozostawia miłe wspomnienia. Może być to powiązane z welcome packiem, a może być czymś zupełnie niezależnym. Mając doświadczenia z miłymi niespodziankami w firmach różnych branż i specyfikach działania, gwarantuje, że zawsze można!

W onboardingu warto pamiętać, że liczy się nie tylko pierwszy dzień. Znaczenie ma także to, co dzieje się wcześniej oraz to, co następuje w kolejnych tygodniach i miesiącach. To, na jak długi czas rozłożony jest proces wdrożenia pracownika zależy od specyfiki firmy i stanowiska pracy. Niezależnie od tego jak długo ten proces trwa, ważne, aby był usystematyzowany i abyśmy mierzyli efekty w  trakcie jego trwania. Powinniśmy zbierać informacje o tym co się sprawdza, co nie, czego brakuje, a co jest pozytywnym zaskoczeniem. Monitorujmy narzędzia, które wdrażamy i sprawdzajmy ich dopasowanie do grupy docelowej oraz wpływ procesu wdrożenia na efekty biznesowe.  

Czy onboardingiem warto się zająć? Oczywiście! Jeśli jest przeprowadzony właściwie, pracownicy nie myślą o zmianie pracy od razu po zatrudnieniu, a do tego szybciej zaczynają realizować stawiane im cele. To powoduje wzrost zadowolenia zarówno pracownika, jak i menedżerów (szczegóły i dokładne dane liczbowe możecie doczytać w opracowaniu przygotowanym przez Aberdeen Group, ‘Onboarding 2013. A New Look at New Hires’).

Działajcie! A jeśli chcecie wypracować konkretne rozwiązania dla swoich firm lub poszerzyć wiedzę w zakresie preboardingu i onboardingu, zapraszam po więcej konkretów, danych i gotowych rozwiązań, tutaj szczegóły